DTS este o companie internațională de transport, care oferă soluții complete de shipping pentru orice tip de produs, din orice colț al lumii, în orice țară de destinație. Modalitățile de shipping acoperite de DTS includ: transportul rutier, feroviar, maritim sau aerian, dar și moduri conexe de transport, iar compania reprezintă un partener ideal pentru orice entitate care își dorește un serviciu rapid și sigur.

Provocarea

O companie de anvergura DTS se mândrește cu clienți din întreaga lume, care plasează zilnic un număr mare de comenzi. Acest lucru reprezintă atât un avantaj cât și un inconvenient, din cauza complexității cu care se gestionează facturile și a multitudinii de date care trebuie modificate în funcție de profilul fiecărui client. Pentru crearea facturilor, DTS folosea o metodă învechită și foarte consumatoare de timp, care lasă deseori loc de erori umane. Facturile, create în Microsoft Excel, erau foarte greu de gestionat, iar informațiile specifice (cota TVA, valoarea, moneda, client, etc.) trebuiau modificate de fiecare dată. În aceste condiții, o provocare majoră a echipei noastre a fost conceperea unui sistem care să asigure transpunerea automată tuturor activităților făcute manual până atunci.

De asemenea am asigurat și o conversie automată a articolelor facturate în diverse monede și calcularea totalului într-o singură monedă, aleasă de administrator. De aceea, echipa noastră a înțeles că cea mai potrivită soluție pentru un volum atât de mare de facturi este automatizarea întregului proces și dezvoltarea unei platforme versatile, care să poată asigura rezultatul dorit în cel mai scurt timp. Și am reușit!

Dezvoltarea aplicației

Pentru dezvoltarea noii aplicații DTS, am utilizat framework-ul Laravel și MySQL pentru stocarea informațiilor. Pentru sincronizarea întregii baze de date cu Saga dar și pentru importarea facilă a clienților existenți, am dezvoltat un modul personalizat, care să ofere o raportare complexă și să prezinte activitatea utilizatorilor în timp real. 

Clientul își dorea o aplicație responsiva și ușor de utilizat, iar pentru a o realiza ne-am folosit de framework-ul Bootstrap. Cu ajutorul acestuia am conceput un meniu de utilizare intuitiv, care conține toate funcționalitățile necesare și care permite construirea de structuri predefinite pentru facturi. Pentru asigurarea unei compatibilități a aplicației cu toate sistemele de operare am utilizat jQuery, tehnologie care a contribuit și la reducerea resurselor utilizate de aplicație.

Funcționalitățile noii aplicații 

Noua soluție de creare a facturilor DTS conține o serie de particularități unice, care nu pot fi întâlnite la nicio aplicație existentă pe piață. Printre acestea, se numără: 

Generarea de facturi în limba română și engleză cu posibilitatea de download individual sau în masă, în format PDF 

Facturare în 3 valute (Euro, Dolar și RON) cu preluarea automată cursului de schimb al BNR din ziua facturării și afișarea acestuia pe factură. Posibilitatea de modificare curs valutar pe factură.  

Afișarea în valută a valorii serviciilor: la emiterea facturilor în lei, se poate verifica și valoarea serviciilor în euro sau dolari 

Alegere cota TVA: O listă de tip dropdown în interfața de administrare, care permite alegerea tipului și cotei de TVA. În funcție de cota de TVA aleasă, în partea de jos a facturii va fi afișat un text predefinit (directive) 

 Sunt disponibile opțiunile: 

•  TVA 0 
•  TVA 19% 
•  TVA SSD (scutit) 

Concepte (denumire serviciu/articol) 

•  Câmp de introducere a denumirilor conceptelor sub formă de text (posibilitate de copy – paste) – obligatoriu 
•  Câmp de introducere a descrierii sub concept-formă de text (posibilitate copy-paste)-opțional 

 Câmp de introducere a unor informații suplimentare pe factură după terminarea conceptelor. 

Posibilitatea de clonare a facturii. Un client poate clona o factură și poate modifica doar câmpurile editabile. 

Funcție de import a facturilor din SAGA, care se poate face doar de către utilizatorul care are dreptul de validare a facturilor. Importul facturilor se poate face la comandă. De asemenea, funcția permite și exportul facturilor în SAGA. 

Import automat al clienților din SAGA, pentru a crea un nomenclator de clienți, cu toate datele aferente. 

Posibilitatea de a întreține/rezervă numărul de factură. 

Sistem automat de alerte scadente. Aplicația îl notifică automat pe client, în momentul în care data scadentă a unei facturi se apropie sau a fost depășită și îi trimite automat mail-uri cu notificarea, la un interval de timp predefinit. 

Conversie automată a articolelor facturate în diverse monede și calcularea totalului într-o singură monedă, aleasă de administrator (EUR, USD, RON). 

Aplicația poate fi utilizată de mai mulți angajați din cadrul companiei, iar administratorul poate acordă permisiuni și restricții, în funcție de activitatea și nevoile fiecăruia. 

Sistem care permite customizarea headerului și footerului facturii la alegere.

Pentru cazurile excepționale în care valoarea totală a facturii trebuie modificată, clientul poate face acest lucru tot din interfața grafică, fără a afecta informațiile cuprinse în factură. 

 Cum te putem ajuta? 

Dacă dorești să-ți optimizezi activitatea și îți dorești o tehnologie revoluționară de gestionare a facturilor, echipa Play Solutions îți stă la dispoziție. Discutăm despre nevoile tale și găsim împreună o soluție ideală, care să le satisfacă în cel mai eficient mod cu putință! Cere chiar acum o cotație de preț, iar noi te vom contacta în cel mai scurt timp!